VZW De Bende Van…
Inhoudsopgave
- INTRODUCTIE / ALGEMEENHEDEN
- DEELNAME AAN EVENEMENTEN
- Inschrijvingen
- Team samenstellingen
- Verantwoordelijkheid tijdens evenementen
- Onze 10 geboden
- Bovenal bemin uw job
- Uw gedrevenheid en enthousiasme vinden wij top!
- Een concurrent is zeker geen vijand
- Naar elkaar reiken we enkel de hand
- Altijd dragen wij propere kleren
- Drank & drugs
- Is je taxi niet op tijd, laat dan iets weten
- Spijbel en je post verlaten verwittig ons eerst
- Tel en beheer je materiaal zoals het moet
- Vergoedingen
- Camping
- VERZEKERINGEN en AANSPRAKELIJKHEID
- BIJDRAGEN / ONTSLAG LID
- Bijdragen
- Ontslag
- Persoonlijke Gegevens
- Planningen evenementen
- Dankwoord
1. Introductie / algemeenheden
Om van een evenement een feest te maken, worden er vaak vrijwilligers ingezet. De aanwezigheid van vrijwilligers mag niet altijd in verband worden gebracht met het risico op ongeregeldheden. De inzet van vrijwilligers moet eveneens gezien worden in het kader van een service die organisatoren aan hun publiek aanbieden.
In ieder geval zorgen vrijwilligers voor het goede verloop van een evenement met het oog op de veiligheid van de bezoeker, meestal in nauwe samenwerking met bewakingsagenten.
Vrijwilligers zijn meebepalend voor het imago van het evenement. Ze hebben dan ook een voorbeeldfunctie
Toelatingsvoorwaarden voor vrijwilligers bij De Bende Van!: ·
>> minstens 18 jaar zijn op de dag van het event; ·
(in uitzonderlijke gevallen kan dit aangepast worden met de goedkeuring van het bestuur)
>> het kunnen voorleggen van een uittreksel uit het strafregister (indien organisatie dit vraagt)
>> de vereiste fysieke geschiktheid hebben om de functie uit te oefenen.
Vzw DE Bende ! behoud het recht om aanpassingen aan dit document uit te voeren zonder voorafgaande toestemming van zijn leden. De leden zullen van deze aanpassingen op de hoogte worden gebracht.
1.1 Wie zijn we:
VZW De Bende Van… Met maatschappelijke zetel
Torenhoflaan 7
3110 Rotselaar
België
Facebook groep vzw de bende van…
1.1.1 Dagelijks bestuur:
Laurent Van Gelder Voorzitter
Ben Van Calster, Secretaris
Dany Delvaux, Penningmeester
Kris Alderson, Bestuurslid
Erwin Janssens, Bestuurslid
1.1.2 Doel:
De vereniging stelt zich tot doel:
- jongeren te laten kennis maken met culturele activiteiten, muziekfestivals, concerten
- het ondersteunen van verenigingen en goede doelen.
- Het ondersteunen van maatschappelijke en /of sociale projecten
- Intellectuele initiatieven in zijn brede zin in het algemeen inzichten en bevorderen
1.1.3 Lid worden
Kandidaat leden dienen zich in te schrijven om lid te worden van onze VZW via onze facebook pagina. Het bestuur beoordeelt de kandidaat en beslist over de toelating.
1.2 Vrijwilliger, uitkeringsgerechtigd en/of werkloos
Een aantal van onze vrijwilligers zijn werkloos of uitkeringsgerechtigd. Zij worden geacht zich in orde te stellen met de heersende Belgische wetgeving. Meer info vindt U op www.RVA.be , en bij de desbetreffende uitkeringsinstelling(en).
1.3 Sociale Media ( Instagram, Facebook, Twitter, Myspace, Wiki.......... )
1.3.1 Richtlijnen gebruik sociale media
- VZW De Bende Van… medewerkers gaan geen beeld materiaal delen zonder uitdrukkelijke toestemming van het bestuur
- VZW De Bende Van… medewerkers publiceren niet ongevraagd vertrouwelijke of andere merk gebonden informatie. Voor het publiceren van gesprekken wordt eerst toestemming gevraagd aan een het bestuur Van VZW de Bende Van…
- VZW De Bende Van… medewerkers mogen geen vertrouwelijke of schadelijke informatie verstrekken over klanten, partners, collega's of verantwoordelijke zonder hun goedkeuring. Hierin wordt geen onderscheid gemaakt tussen informatie over het evenement, de persoon of het
- Wees extra voorzichtig bij het publiceren over, of in discussie gaan met, een klant, concurrent, collega of verantwoordelijke. Verkeerd opgevatte of slecht onderbouwde stukken, kunnen direct nadelige gevolgen hebben voor VZW De Bende Van… en of haar
- Bestuursverantwoordelijken en degene die namens de organisatie het beleid en de strategie uitdragen hebben een bijzondere verantwoordelijkheid bij het gebruik maken van de sociale media. Voor sommige functies geldt dat iemand altijd wordt gezien als VZW De Bende Van…medewerker, ook als hij zijn eigen mening verkondigt
- VZW De Bende Van… medewerkers zijn persoonlijk verantwoordelijk voor de inhoud die ze, voor zover dat niet tot hun functie behoort, publiceren op blogs, wiki’s, fora en andere media die gebaseerd zijn op user- gegenereerd content. Zij zijn zich ervan bewust dat wat zij publiceren voor langere tijd openbaar zal zijn, met gevolgen voor hun
- Wanneer een online discussie dreigt te ontsporen, of in het ergste geval al helemaal ontspoord is, neem dan direct contact op met een verantwoordelijke over de te volgen Dit zou ten allen tijde moeten vermeden worden
- Bij de geringste twijfel over een publicatie of over de raakvlakken met De Bende Van! is het verstandig contact te zoeken met een De Bende Van!-verantwoordelijke.
- VZW De Bende Van… verwacht dat haar leden discreet zijn en het vertrouwen van anderen niet mogen schenden . We vragen hen de wet op privacy te respecteren. Volgens het strafwetboek (art458 SWB) kunnen vrijwilligers aansprakelijkgesteld worden als ze de geheimhoudingsplicht naast zich neerleggen .Meer info vind je op deze site https://www.law.kuleuven.be/isr/wegwijzer-2-1
- Medewerkers sturen potentiële nieuwe leden naar een verantwoordelijke van VZW de bende van…
1.3.2 Richtlijnen gebruik Intranet:
Blogs en sociale netwerken die worden gepubliceerd onder naam van De Bende Van! moeten worden gebruikt op een manier die waarde toevoegt aan de doelstellingen van De Bende Van!. Het moet eraan bijdragen dat jijzelf, collega’s, klanten en verantwoordelijken hun werk beter kunnen doen en helpen bij het oplossen van problemen en het verbeteren van vaardigheden en kennis.
1.3.3 Voorbeeld disclaimer blog:
“© (jaar van het online gaan van de website) (uw naam). De standpunten en meningen op deze website, zijn de persoonlijke mening van (uw naam) en staan los van eventuele officiële standpunten van (organisatie). (uw naam) is niet verantwoordelijk voor de inhoud van uitlatingen en reacties van derden op de hier gepubliceerde stukken.”
1.4 Onze non-discriminatie clausule:
VZW De Bende Van… staat voor een correct en respectvol optreden ten aanzien van elke mens. Onze vereniging onthoudt zich dus van elke vorm van racisme en discriminatie en behandelt iedereen met dezelfde noodzakelijke menselijke eerbied. Voor onze vereniging zijn dus uitgesloten:
- Elke uiting van racisme in welke vorm dan ook. ( verbaal, telefoon, sms, sociale media, ...)
- Het verspreiden van racistische lectuur en
- Politieke overtuiging is privé en houden wij ook zo
- Elke vorm van discriminatie op grond van sekse, vermeend ras, kleur, afkomst, nationaliteit of etnische afkomst, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, geboorte, vermogen, leeftijd, geloofs- of filosofische overtuiging, huidige of toekomstige gezondheidstoestand, handicap of lichamelijk
2. Deelname aan evenementen
2.1 Inschrijvingen
Elke activiteit waaraan de vereniging meewerkt wordt op onze webpagina Facebookgroeps pagina vermeld. Je moet je inschrijven als je wenst mee te werken in het daarvoor diende googleformulier. Je kan in dat formulier eveneens je voorkeuren/beschikbaarheden opgeven qua shift / camping / parking (indien deze ter beschikking zijn). VZW De Bende Van… houdt zich aan deze keuzes in de mate van het mogelijke, maar verbindt er zich niet toe.
Indien er voor een evenement meer inschrijvingen zijn dan de beschikbare plaatsen wordt er rekening gehouden met de medewerking op eerdere/andere evenementen. De vrijwilligers die zich tijdens het werkjaar inzetten op meerdere evenementen zullen zich dus kunnen beroepen op een voorrangsregeling. Als ook mensen die zijg voor meerdere dagen inschrijven krijgen voorrang op zich die een dag inschrijving bij meerdaagse events
2.2 Team samenstellingen
Er wordt een teamverantwoordelijke aangesteld die de algemene verantwoordelijkheid heeft voor het deze personen op het evenement. Hij zal ook verantwoordelijk zijn voor de samenstelling van de teams. De teamverantwoordelijke is ook je aanspreekpunt voor, tijdens en na het evenement. Hij is eveneens verantwoordelijk voor de registratie van je aanwezigheid op het evenement.
Deze teamverantwoordelijke dient te allen tijde bereikbaar te zijn (met gsm of walkie-talkie). Een assistent kan eventueel als hulp of invaller fungeren.
Dit zijn altijd bestuursleden of door het bestuur een aangesteld persoon.
2.3 Verantwoordelijkheid tijdens evenementen
Ieder meewerkend lid krijgt zijn verantwoordelijkheid toebedeeld op de briefing die het evenement voorafgaat. Men dient zich strikt te houden aan wat afgesproken en overeengekomen is. Geen wijzigingen worden toegestaan tenzij door de teamverantwoordelijke beslist.. Het is wel toegelaten druk belaste taken of diensten tijdelijk bij te staan: dit dient eerst meegedeeld te worden aan teamverantwoordelijken. Vergeet niet dat wij er zijn om mensen te begeleiden, helpen en niet om zelf te dansen en of concerten te kijken
2.4 Onze 10 geboden
2.4.1 Bovenal bemin uw job
VZW De Bende Van… valt of staat door de evenementen waarbij zij aanwezig is. Het is dan ook van het grootste belang dat elk evenement 100% lukt. Van elk meewerkende vrijwilliger wordt
verwacht dat zij/hij zich ten volle inzet en de toegezegde verantwoordelijkheid ten volle op zich neemt. Indien door omstandigheden de toegewezen taak niet (volledig) kan uitgevoerd worden, dient dadelijk de teamverantwoordelijke op de hoogte gebracht te worden. Deze zal (na beraadslaging met de betrokkenen en, eventueel met een andere teamleider) zo spoedig mogelijk een oplossing voorzien.
2.4.2 Uw gedrevenheid en enthousiasme vinden wij top!
Bij De Bende van zien we graag iedereen met vol enthousiasme en een grote glimlach werken. Wij zullen er alles aan doen om iedereen gemotiveerd te houden want jullie zijn mee het uithangbord van het evenement
2.4.3 Een concurrent is zeker geen vijand
Conculega's noemen we dat. We spreken geen kwaad over andere vzw’s en zullen zeker geen ruzie zoeken, we gedragen ons als volwassenen tegenover anderen
2.4.4 Naar elkaar reiken we enkel de hand
De vrijwilligers zullen geen agressie uitlokken en zich tevens onthouden van geweldpleging en ongepast taalgebruik. Het doel van het inzetten van vrijwilligers is in eerste instantie het voorkomen van incidenten. De vrijwilliger moet voornamelijk een dienstverlenende ingesteldheid hebben sfeer beheer.
2.4.5 Altijd dragen wij propere kleren
* Afhankelijk van het evenement worden er T-shirts voorzien. Deze worden door de organisatie geleverd. VZW De Bende Van! kan niet aansprakelijk worden gesteld indien je maat niet ter beschikking is. Het verstrekte T-shirt zal te allen tijde zichtbaar en in oorspronkelijke staat (geen knipwerk) gedragen worden.
De vrijwilliger zal zich steeds kleden volgens de geldende dresscode. Indien er geen voorschriften vermeld worden, zal de vrijwilliger zich steeds fatsoenlijk kleden. Draag steeds stevige gesloten schoenen, sandalen of slippers zijn niet gewenst. Bied je ook niet aan in een T-Shirt van een ander festival. In geval van ongepaste of vuile kledij, mag de verantwoordelijke je vragen je kledij aan te passen. Indien dit niet gebeurt kan de verantwoordelijke je van je taak ontheffen Een vrijwilliger bepaalt namelijk mee de uitstraling van het evenement.
Indien er geen T-shirts zijn kan het ook zijn dat jullie een dan door de VZW voorziene veilgheidshesje moet dragen,
2.4.6 Drank en Drugs
De vrijwilligers moeten zich onthouden van alcohol en drugs tijdens de uitvoering van hun taak. Bij kennelijk misbruik van alcohol en / of drugs moet de vrijwilliger zijn bandje en medewerkersshirt afgeven en onmiddellijk het terrein verlaten. Elke medewerker meldt zich nuchter aan voor het evenement.
De vrijwilliger zal, tijdens zijn opdracht, niet roken waar een rookverbod geldt.
Na je taak is alcohol met mate toegestaan. Het dragen van je medewerkersshirt is dan absoluut verboden.
2.4.7 Is je taxi niet op tijd, laat dan iets weten
De teamverantwoordelijken zullen steeds het juiste uur en plaats van samenkomst meedelen.
De vrijwilligers dienen voor eigen vervoer te zorgen. Carpoolen is aangewezen.
De vrijwilligers zullen zich melden bij zijn teamverantwoordelijke op het afgesproken meldpunt en dit
ten laatste op het afgesproken uur.
Deze samenkomst gebeurt steeds ruime tijd voor aanvang van de taak, zodat er een briefing kan zijn over taak en omschrijving en ook zijn plaats kan getoond worden.
2.4.8 Verwittig ons
Indien je ingeschreven bent voor een evenement en je kan niet komen, dan bel je zo snel mogelijk naar de teamleider Dit is zeer belangrijk. De mensen die niet verwittigen en plots niet komen opdagen op de dag en uur dat we hebben afgesproken zijn voor ons geen goede medewerkers, Ze zullen dan ook geen aanspraak meer kunnen maken op enige voorrangsregel voor andere evenementen, en worden bij herhaling (vanaf een 2de maal) uitgesloten van onze organisatie.
Doen zich tijdens het evenement problemen voor, ga je naar je teamverantwoordelijke toe en leg hem de situatie uit. Wij hebben er begrip voor. Weer is het hier heel belangrijk om je teamverantwoordelijken te verwittigingen en niet zelf proberen op te lossen,
Je Teamverantwoordelijke is het aanspreekpunt van de organisatie Niet jullie.
Jullie Melden het steeds aan je teamverantwoordelijke
2.4.9 Tel en beheer je materiaal zoals het moet
De vrijwilliger die een draagbare radio ter beschikking krijgt, zal zich voor de aanvang van het evenement vergewissen van de werking ervan. Naast een radio is het bezit van een gsm aangewezen. De vrijwilliger zal eveneens uiterst zorgzaam zijn voor de aangeboden apparatuur en deze in dezelfde staat als bij ontvangst terugbezorgen. Deze radio’s werken op batterijen, gelieve ze dan ook niet onnodig te gebruiken. Indien de batterijen tijdens je shift leeg dreigen te geraken, aarzel dan niet om je teamverantwoordelijke op de hoogte te brengen.
Op sommige evenementen moeten de T-shirts na de taak terugbezorgd worden. Medewerkers die hun ontvangen kledij opzettelijk vernielen kunnen hiervoor beboet worden.
2.4.10 Vergoeding
Tenzij anders overeengekomen (bvb. interim contract of vergoeding in natura), ontvangen alle medewerkers voor hun prestaties een onkosten vergoeding. Deze vergoeding is geen loon, is vrij van belastingen en heeft geen invloed op bijvoorbeeld het aantal tewerkstellingsdagen van een jobstudent. Er wordt een forfaitaire kostenvergoeding gegeven. Voor 2024 is dit maximum 41,48 euro per dag met een maximum van 1659,22 euro per jaar. Dit dien je zelf bij te houden indien je er overgaat moet je dit aangeven
Betalingen gebeuren via je bankrekening en direct na betaling van de klant. Hou er dus rekening mee dat dit wel even kan duren.
Afhankelijk van het evenement worden er eet- en drankbonnen voorzien. Deze zullen door de teamleider(s) verdeeld worden tijdens of na je taak;
2.4.11 Laat je post NOOIT onbemand achter!
Verlaat nooit je post, verwittig steeds je teamverantwoordelijke.
Hij zorgt voor aflossing en pas dan kan je uw post verlaten.
Het niet naleven van deze afspraken kan resulteren tot de uitsluiting als medewerker .
2.5 Camping
Bij meerdaagse evenementen worden er soms campingplaatsen voor de vrijwilligers aangeboden.
Dit kan zowel op de publieks als op de medewerkerscamping zijn. Wij wijzen erop dat de VZW De Bende Van!- vrijwilliger ook hier een voorbeeldfunctie te vervullen heeft t.o.v. de mede-kampeerders en de organisatie.
De regels die hier beneden vermeld worden zijn zowel algemene regels, als verwachtingen die we van onze vrijwilligers eisen.
Deze regels zijn ondergeschikt aan de reglementering van de organisatie maar hebben voor ons een gelijkwaardig belang.
Uit brandpreventie raden wij aan geen vuur te maken. Dat betekent dus: geen vuur in openlucht (kampvuur), geen barbecues ( tenzij door de organisatie toegelaten), fakkels, kaarsen, of vuurwerk, evenals het niet in brand steken van je tent na afloop van het festival! Hou voor uw eigen veiligheid de brand en nooduitgangen vrij.
Vandalisme is uit den boze. Graag respect voor andermans eigendom! Drugs en andere verdovende middelen zijn eveneens verboden
Geluidsoverlast is verboden. Denk aan je campinggenoten en/of collega’s medewerkers die tot rust willen komen na een zware festival dag en/of -nacht. Gun dus iedereen zijn slaap / rust. Niet iedereen werkt op het zelfde moment.
Voor je afval maak je gebruik van de voorziene container(s) en de afvalzak die je zult / kunt krijgen. Neem je tent en andere kampeerspullen terug mee naar huis.
Glas en wapens zijn taboe.
Laat zoveel mogelijk waardevolle spullen thuis en laat deze zeker niet onbewaakt achter in je tent. De organisatie of VZW De Bende Van… kunnen niet verantwoordelijk worden gesteld voor verlies / diefstal van persoonlijke voorwerpen.
Houd de toegangswegen en dwarswegen vrij, parkeer niet op of naast deze wegen. Dit is zeer belangrijk voor de hulpdiensten.
Foldertjes of ander promomateriaal uitdelen op of rond de campings is verboden Wees matig met alcohol.
Verlaat steeds je campingplaats netjes en opgeruimd.
3. Verzekeringen en aansprakelijkheid
Elk lid van VZW de bende van… is verzekerd voor burgerlijke aansprakelijkheid en rechtsbijstand.
De aansprakelijkheidsverzekering komt tussen wanneer je als vrijwilliger ter goede trouw schade hebt veroorzaakt door een fout.
Strafrechtelijke aansprakelijkheid kan niet gedekt worden, bij bedrog of zware fouten (bv. Dronkenschap moedwillig gedrag of vechtpartijen) blijft de vrijwilliger zelf aansprakelijk
4. Bijdragen / Ontslag Lid
4.1 Bijdragen
De bijdrage van de toegetreden leden wordt vastgesteld op 5€ per jaar. De raad van bestuur bepaalt jaarlijks de hoogte van dit bedrag en deelt dit mee aan de toegetreden leden. De raad van bestuur kan de bepalingen omtrent de bijdragen van de toegetreden leden wijzigen zonder instemming van de toegetreden leden. Dit lidgeld wordt afgetrokken van de eerste vergoeding en wordt gebruikt om de verzekeringskosten en werkingskosten te dekken.
4.2 Ontslag
Elk toegetreden lid kan op elk moment ontslag nemen uit de V.Z.W.
Het ontslag gebeurt mondeling, schriftelijk of, email, en wordt overgemaakt aan de raad van bestuur. Een toegetreden lid wordt geacht ontslag te nemen in de volgende omstandigheden:
- Wanneer het toegetreden lid niet meer voldoet aan de inhoudelijke voorwaarden om toegetreden lid van de Z.W te zijn.
- Wanneer het toegetreden lid inbreuk pleegt op de bepalingen in het intern reglement die het ontslag
Een toegetreden lid kan op elk moment worden uitgesloten door de raad van bestuur met een gewone meerderheid van stemmen.
De stemming over de uitsluiting van een toegetreden lid is niet geheim.
Het lidmaatschap van een toegetreden lid eindigt van rechtswege bij het overlijden van dat toegetreden lid.
Een toegetreden lid kan ontslagen worden als het bestuur vindt dat er een onherstelbare vertrouwensbreuk is opgetreden bv. Diefstal laster leugens….
5. Persoonlijke gegevens
Iedereen is verantwoordelijk voor zijn persoonlijke gegevens.
Bij wijziging van adres bank rekening nr. …
Bezorg je het ons zo dat wij het kunnen aanpassen in onze database.
6. Planning en Events
Alle evenement waar je u voor kan inschrijven staan steeds op onze Facebookpagina en op onze website
Je schrijft je daarvoor in met de aangemaakte Google formulieren,
Wij houden je nadien op de hoogte van het verdere verloop (via email, whattsapp, tel,,Facebook,…)
7. Dankwoord
Wij als VZW De bende van… Zijn jullie allen heel dankbaar voor je inzet in het vrijwilligersleven.
Wij hopen dat we samen met jullie van elk evenement een groot feest kunnen maken.
Wij hopen dat we samen vele nieuwe evenementen, vriendschappen, muziekstijlen en festivaltrends mogen ontdekken.
Namens het bestuur VZW De Bende Van…